Mit xFound können Sie Ihre Prozesse schnell und einfach digitalisieren, jetzt noch integrativer, agiler und einfacher zu bedienen. Unser brandneues xFound BI Modul bietet viele zusätzliche Möglichkeiten zur Auswertung und Visualisierung der Daten, wo immer sie auch sind.
xFound zielt darauf ab, den gesamten Prozess der Antragstellung, Bewertung, Finanzierung und Überwachung von Projekten zu vereinfachen und zu optimieren, indem es speziell auf die Bedürfnisse der verschiedenen Anwendergruppen zugeschnitten ist.
xFound zielt darauf ab, den gesamten Prozess der Antragstellung, Bewertung, Finanzierung und Überwachung von Projekten zu vereinfachen und zu optimieren, indem es speziell auf die Bedürfnisse der verschiedenen Anwendergruppen zugeschnitten ist.
Effizientes Customer Relationship Management-System zur Optimierung von Kundenbeziehungen durch nahtloses Adressmanagement, Veranstaltungsorganisation, zielgerichtete Kommunikation und präzise Aktivitätsverfolgung.
Effiziente Verwaltung von Kontaktdaten und Institutionen innerhalb des CRM-Systems zur gezielten Ansprache und Pflege von Partnerbeziehungen.
Integriertes Tool zur Erstellung und Verwaltung von Verteilerlisten für personalisierte Aussendungen, einfache Erstellung aufgrund von Merkmalen.
Automatisierter oder manueller Versand von personalisierten Nachrichten und Dokumenten für Kontakte und Organisationen. Die Aussendungen können über E-Mail, Briefe oder ein Newsletter Tool erfolgen.
Organisation und Planung von Events, Seminaren oder Meetings inklusive Einladungsmanagement, Teilnehmerregistrierung und Nachverfolgung von Aktivitäten im Zuge der Abwicklung der Veranstaltung.
Nahtlose Interaktion mit Kunden über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Telefon oder Social Media innerhalb des CRM-Systems, um eine effektive und zeitnahe Kommunikation zu gewährleisten.
Aktivitäten-Management für Erfassung und Protokollierung von Terminen/Fristen, E-Mails, Aufgaben, Telefonanrufe und Notizen. Darstellung Kundenhistorie über die Zeitachse.
Effiziente Verwaltung von Kontaktdaten und Institutionen innerhalb des CRM-Systems zur gezielten Ansprache und Pflege von Partnerbeziehungen.
Integriertes Tool zur Erstellung und Verwaltung von Verteilerlisten für personalisierte Aussendungen, einfache Erstellung aufgrund von Merkmalen.
Automatisierter oder manueller Versand von personalisierten Nachrichten und Dokumenten für Kontakte und Organisationen. Die Aussendungen können über E-Mail, Briefe oder ein Newsletter Tool erfolgen.
Organisation und Planung von Events, Seminaren oder Meetings inklusive Einladungsmanagement, Teilnehmerregistrierung und Nachverfolgung von Aktivitäten im Zuge der Abwicklung der Veranstaltung.
Nahtlose Interaktion mit Kunden über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Telefon oder Social Media innerhalb des CRM-Systems, um eine effektive und zeitnahe Kommunikation zu gewährleisten.
Aktivitäten-Management für Erfassung und Protokollierung von Terminen/Fristen, E-Mails, Aufgaben, Telefonanrufe und Notizen. Darstellung Kundenhistorie über die Zeitachse.
Modernes Antragsmanagement-Tool für die einfache Einreichung von Anfragen und Projektskizzen inklusive Finanzierungsplan und Unterlagen über das integrierte xFound Portal.
Planung und Erstellung von Förderprogrammen und öffentlichen oder eingeschränkten Ausschreibungen (Calls). Flexible Konfigurationsmöglichkeiten für Antragsphasen, -formulare und einzureichende der Unterlagen. Definition für Begutachtungen, Projektberichte und Mittelabrufe.
Digitale Erfassung und Einreichung von Projektskizzen sowie allgemeinen Anfragen über das Antragsportal. Validierungsregeln für Antragsdaten. Integrierte Chatfunktion zur Kommunikation zwischen Antragstellenden und Fördernden.
Strukturierte Erfassung und Einreichung von formalen Anträgen für Projektförderungen, Stipendien, Spenden oder sonstige Unterstützung über das Antragsmanagement-Portal. Digitaler Prozess zur Nachreichung von Unterlagen. Digitale Finanzierungspläne (gesamt oder periodenweise).
Automatisierte oder manuelle Benachrichtigungen über den Status von Anträgen, neue Ausschreibungen oder wichtige Mitteilungen für Antragsteller und Entscheidungsträger, um die Kommunikation und Transparenz im Antragsprozess zu verbessern.
Integrierte Plattform mit Selbstregistrierungs- und Einladungsfunktionalität. Verwaltung von Einreichungen, Benachrichtigungen über den Status und notwendige Aktivitäten. Verwaltung von Antragsdokumenten. Direkte Kommunikation mit der Förderstelle.
Planung und Erstellung von Förderprogrammen und öffentlichen oder eingeschränkten Ausschreibungen (Calls). Flexible Konfigurationsmöglichkeiten für Antragsphasen, -formulare und einzureichende der Unterlagen. Definition für Begutachtungen, Projektberichte und Mittelabrufe.
Digitale Erfassung und Einreichung von Projektskizzen sowie allgemeinen Anfragen über das Antragsportal. Validierungsregeln für Antragsdaten. Integrierte Chatfunktion zur Kommunikation zwischen Antragstellenden und Fördernden.
Strukturierte Erfassung und Einreichung von formalen Anträgen für Projektförderungen, Stipendien, Spenden oder sonstige Unterstützung über das Antragsmanagement-Portal. Digitaler Prozess zur Nachreichung von Unterlagen. Digitale Finanzierungspläne (gesamt oder periodenweise).
Automatisierte oder manuelle Benachrichtigungen über den Status von Anträgen, neue Ausschreibungen oder wichtige Mitteilungen für Antragsteller und Entscheidungsträger, um die Kommunikation und Transparenz im Antragsprozess zu verbessern.
Integrierte Plattform mit Selbstregistrierungs- und Einladungsfunktionalität. Verwaltung von Einreichungen, Benachrichtigungen über den Status und notwendige Aktivitäten. Verwaltung von Antragsdokumenten. Direkte Kommunikation mit der Förderstelle.
Prozessgesteuerte Reviews und Evaluationen auf Basis von Checklisten für ein- oder mehrstufige Projektanträge mit der Möglichkeit zur Einbindung von Gutachten.
Automatisierte Mitteilungen über neu eingegangene oder überarbeitetet Anträge. Chatfunktionalität zur Beantwortung von Fragen während der Antragsstellung. Benachrichtigung bei wichtigen Ereignissen und Statusänderungen.
Grafische Darstellung des Prüfungsprozesses. Inhaltliche und formale Prüfung von Anträgen/Projektskizzen. Nachvollziehbarer, dokumentierter Prüfungsprozesses. Konfigurierbare Checklisten zur Unterstützung der Programmmitarbeiter.
Planung und Einladung von Begutachtenden im Rahmen des Prüfungsprozesses, um fundierte Entscheidungen und eine hohe Qualität der Bewertungen zu gewährleisten. Integrierte Portallösung für die Begutachtenden zur Erfassung ihrer Ergebnisse und Bewertungen.
Erfassung und Nachverfolgung aller relevanten Aktivitäten und Interaktionen im Zusammenhang mit der Prüfung von Anträgen oder Projekten, um einen vollständig dokumentierten Prozess zu gewährleisten und einen Überblick über den Prüfungsfortschritt und die durchgeführten Maßnahmen zu erhalten.
Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Jahres- und Teilbudgets für einzelne Förderprogramme oder Calls. Unterstützung von Aufstockungen und Rückzahlungen. Aufsplittung von Förderungen auf mehrere Teilbudgets. Grafische Darstellung mit Hilfe von Diagrammen.
Automatisierte Mitteilungen über neu eingegangene oder überarbeitetet Anträge. Chatfunktionalität zur Beantwortung von Fragen während der Antragsstellung. Benachrichtigung bei wichtigen Ereignissen und Statusänderungen.
Grafische Darstellung des Prüfungsprozesses. Inhaltliche und formale Prüfung von Anträgen/Projektskizzen. Nachvollziehbarer, dokumentierter Prüfungsprozesses. Konfigurierbare Checklisten zur Unterstützung der Programmmitarbeiter.
Planung und Einladung von Begutachtenden im Rahmen des Prüfungsprozesses, um fundierte Entscheidungen und eine hohe Qualität der Bewertungen zu gewährleisten. Integrierte Portallösung für die Begutachtenden zur Erfassung ihrer Ergebnisse und Bewertungen.
Erfassung und Nachverfolgung aller relevanten Aktivitäten und Interaktionen im Zusammenhang mit der Prüfung von Anträgen oder Projekten, um einen vollständig dokumentierten Prozess zu gewährleisten und einen Überblick über den Prüfungsfortschritt und die durchgeführten Maßnahmen zu erhalten.
Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Jahres- und Teilbudgets für einzelne Förderprogramme oder Calls. Unterstützung von Aufstockungen und Rückzahlungen. Aufsplittung von Förderungen auf mehrere Teilbudgets. Grafische Darstellung mit Hilfe von Diagrammen.
Umfassendes Approval Management durch unterschiedliche Gremien mittels Einzelentscheidung oder im Rahmen von Gremien/Sitzungen.
Strukturierte, konfigurierbare Prozesse zur mehrstufigen Genehmigung von unterschiedliche Projekttypen (Förderprojekte, Eigenprojekte, Spenden, Stipendien, …). Datenbasierte Ermittlung von Entscheidungsträgern. Einbindung von Gutachten/Prüfungen/Votings in den Prozess. Gewährleistung eines transparenten und effizienten Entscheidungsprozesses und der Einhaltung von Richtlinien.
Verwaltung und Generierung von relevanten Dokumenten wie Antragsunterlagen, Gutachten, Förderverträge, Zu- und Absagen im Rahmen der Bewilligungsprozesse, um eine sichere und zugängliche Speicherung von Informationen zu gewährleisten und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Organisation und Verwaltung von Sitzungen für unterschiedliche Gremien mit Einladungs- und Agenda-Management. Zuordnung von Projektbewilligungen oder Änderungsanträge zu Sitzungen. Dokumentation der Entscheidungen und Sitzungen mittels Protokolle.
Integration von digitalen Signaturfunktionen innerhalb der Bewilligungsmanagement-Komponente, um die rechtliche Gültigkeit von Dokumenten zu gewährleisten, den Genehmigungsprozess zu beschleunigen und die Notwendigkeit physischer Unterschriften zu reduzieren.
Anwendung für die Mitglieder eines Beirats oder Entscheidungsgremiums, um Informationen zu Projekten, Anträgen oder Sitzungen einzusehen, Feedback zu geben und Entscheidungen zu treffen. Möglichkeit für die Entscheider, mittels der Chatfunktionalität vorab zu diskutieren, um Zusammenarbeit und Effizienz zu verbessern.
Strukturierte, konfigurierbare Prozesse zur mehrstufigen Genehmigung von unterschiedliche Projekttypen (Förderprojekte, Eigenprojekte, Spenden, Stipendien, …). Datenbasierte Ermittlung von Entscheidungsträgern. Einbindung von Gutachten/Prüfungen/Votings in den Prozess. Gewährleistung eines transparenten und effizienten Entscheidungsprozesses und der Einhaltung von Richtlinien.
Verwaltung und Generierung von relevanten Dokumenten wie Antragsunterlagen, Gutachten, Förderverträge, Zu- und Absagen im Rahmen der Bewilligungsprozesse, um eine sichere und zugängliche Speicherung von Informationen zu gewährleisten und die Zusammenarbeit zu erleichtern.
Organisation und Verwaltung von Sitzungen für unterschiedliche Gremien mit Einladungs- und Agenda-Management. Zuordnung von Projektbewilligungen oder Änderungsanträge zu Sitzungen. Dokumentation der Entscheidungen und Sitzungen mittels Protokolle.
Integration von digitalen Signaturfunktionen innerhalb der Bewilligungsmanagement-Komponente, um die rechtliche Gültigkeit von Dokumenten zu gewährleisten, den Genehmigungsprozess zu beschleunigen und die Notwendigkeit physischer Unterschriften zu reduzieren.
Anwendung für die Mitglieder eines Beirats oder Entscheidungsgremiums, um Informationen zu Projekten, Anträgen oder Sitzungen einzusehen, Feedback zu geben und Entscheidungen zu treffen. Möglichkeit für die Entscheider, mittels der Chatfunktionalität vorab zu diskutieren, um Zusammenarbeit und Effizienz zu verbessern.
Abbildung aller Prozesse während der Project Execution mit der Möglichkeit digitaler Mittelabrufe und Projektberichte, Zwischenverwendungsnachweise über das xFound Projektportal.
Verwaltung von Zahlungen, Mittelabrufen, Zuwendungsbestätigungen und Rückzahlungen während der Projektdurchführung. Planung von Zahlungen. Konfigurierbare Modi zum Abruf von Mitteln durch den Projektpartner über das xFound Portal. Freigabe von Zahlungen sowie Export im SEPA-Format und für Buchhaltungssysteme. Zahlungssperren für Projekte.
Erstellung und Verwaltung von Zwischen- und Abschlussberichten zur Dokumentation des Projektfortschritts, um Stakeholder zu informieren und Transparenz zu erhöhen. Konfigurierbare Projektberichtsformulare für Inhalte, Termine/Meilensteine, Kosten/Verwendungsnachweise. Erfassung der Berichte durch den Projektpartner im xFound Portal. Prüf- und Freigabeprozess für interne Mitarbeiter.
Digitale Erfassung und Dokumentation von Zwischen- und Abschlussverwendungsnachweisen durch den Projektpartner im xFound Portal. Automatische Generierung der Vorlage für den Verwendungsnachweis aus dem bewilligten Finanzierungsplan. Plan- und Ist-Übersicht für externe und interne Personen.
Erfassung und Verwaltung von Anträgen auf Änderungen des Projektinhalts, Änderung der Fördersumme oder der Projektlaufzeit (kostenneutrale Verlängerung), Verschiebung des Projektstarts während der Projektdurchführung. Vollständige Dokumentation der Änderungsanträge mit Freigabeprozess.
Zentrale Verwaltung aller Projektdokumente für schnellen Zugriff und einfache Zusammenarbeit. Automatisierte Generierung von Ablagestrukturen (Ordnerstruktur). Microsoft Word basierte dynamische Dokumentenvorlagen zur Generierung von Dokumenten (docx, pdf) und E-Mails. Intelligente automatisierte Ablage von Dokumenten.
Automatisierte Mitteilungen über wichtige Ereignisse während der Projektdurchführung wie bevorstehende Mittelabrufe oder Projektberichte. Möglichkeit der Adhoc-Kommunikation für den Programmmitarbeiter.
Integrierte Plattform für den Projektpartner, in der alle wesentlichen Prozesse abgebildet sind: Mittelabruf, Zwischenberichte, Abschlussberichte, Verwendungsnachweise, Meilensteine, Änderungsanträge, Freigabe von Projekten und Hochladen von Dokumenten und Dateien.
Verwaltung von Zahlungen, Mittelabrufen, Zuwendungsbestätigungen und Rückzahlungen während der Projektdurchführung. Planung von Zahlungen. Konfigurierbare Modi zum Abruf von Mitteln durch den Projektpartner über das xFound Portal. Freigabe von Zahlungen sowie Export im SEPA-Format und für Buchhaltungssysteme. Zahlungssperren für Projekte.
Erstellung und Verwaltung von Zwischen- und Abschlussberichten zur Dokumentation des Projektfortschritts, um Stakeholder zu informieren und Transparenz zu erhöhen. Konfigurierbare Projektberichtsformulare für Inhalte, Termine/Meilensteine, Kosten/Verwendungsnachweise. Erfassung der Berichte durch den Projektpartner im xFound Portal. Prüf- und Freigabeprozess für interne Mitarbeiter.
Digitale Erfassung und Dokumentation von Zwischen- und Abschlussverwendungsnachweisen durch den Projektpartner im xFound Portal. Automatische Generierung der Vorlage für den Verwendungsnachweis aus dem bewilligten Finanzierungsplan. Plan- und Ist-Übersicht für externe und interne Personen.
Erfassung und Verwaltung von Anträgen auf Änderungen des Projektinhalts, Änderung der Fördersumme oder der Projektlaufzeit (kostenneutrale Verlängerung), Verschiebung des Projektstarts während der Projektdurchführung. Vollständige Dokumentation der Änderungsanträge mit Freigabeprozess.
Zentrale Verwaltung aller Projektdokumente für schnellen Zugriff und einfache Zusammenarbeit. Automatisierte Generierung von Ablagestrukturen (Ordnerstruktur). Microsoft Word basierte dynamische Dokumentenvorlagen zur Generierung von Dokumenten (docx, pdf) und E-Mails. Intelligente automatisierte Ablage von Dokumenten.
Automatisierte Mitteilungen über wichtige Ereignisse während der Projektdurchführung wie bevorstehende Mittelabrufe oder Projektberichte. Möglichkeit der Adhoc-Kommunikation für den Programmmitarbeiter.
Integrierte Plattform für den Projektpartner, in der alle wesentlichen Prozesse abgebildet sind: Mittelabruf, Zwischenberichte, Abschlussberichte, Verwendungsnachweise, Meilensteine, Änderungsanträge, Freigabe von Projekten und Hochladen von Dokumenten und Dateien.
Dokumentierter Prozess für Erfassung und Prüfung des Project Closure Berichts, der Abrechnung und ggf Belege des Projekts.
Zusammenfassung der Projektergebnisse und -erfahrungen für eine fundierte Analyse und Weiterentwicklung. Einreichung des Abschlussberichts und Abschlussverwendungsnachweises über das Portal.
Checkliste für alle Aufgaben, die im Rahmen eines Projektabschluss geprüft bzw. erledigt werden müssen. Projektabrechnung mit der Möglichkeit einer Reduzierung der Fördersumme oder einer Rückzahlung von nicht verwendeten Mitteln. Freigabeprozess für den Abschlussbericht und die Abrechnung.
Dokumentation aller Ausgaben und Transaktionen für eine transparente finanzielle Abwicklung. Möglichkeit des Uploads von Beleglisten und/oder Belegen im xFound Projektportal durch den Projektpartner. Optional die Möglichkeit einer KI-basierten Analyse von Belegen.
Nachweis der zweckgemäßen Verwendung von Mitteln zur Erfüllung der Förderkriterien. Digitaler Verwendungsnachweis auf Basis des bewilligten Finanzierungsplans. Verwendungsnachweise auf Basis der Projektgesamtkosten oder aufgeteilt auf Perioden.
Prozess zur Rückführung von nicht verwendeten oder zurückgeforderten Mitteln während und auch nach Abschluss des Projekts. Freigabe der nicht verwendeten Mittel auf den entsprechenden Budgets.
Plattform für die digitale Abwicklung des Projektabschlusses durch den Projektpartner.
Zusammenfassung der Projektergebnisse und -erfahrungen für eine fundierte Analyse und Weiterentwicklung. Einreichung des Abschlussberichts und Abschlussverwendungsnachweises über das Portal.
Checkliste für alle Aufgaben, die im Rahmen eines Projektabschluss geprüft bzw. erledigt werden müssen. Projektabrechnung mit der Möglichkeit einer Reduzierung der Fördersumme oder einer Rückzahlung von nicht verwendeten Mitteln. Freigabeprozess für den Abschlussbericht und die Abrechnung.
Dokumentation aller Ausgaben und Transaktionen für eine transparente finanzielle Abwicklung. Möglichkeit des Uploads von Beleglisten und/oder Belegen im xFound Projektportal durch den Projektpartner. Optional die Möglichkeit einer KI-basierten Analyse von Belegen.
Nachweis der zweckgemäßen Verwendung von Mitteln zur Erfüllung der Förderkriterien. Digitaler Verwendungsnachweis auf Basis des bewilligten Finanzierungsplans. Verwendungsnachweise auf Basis der Projektgesamtkosten oder aufgeteilt auf Perioden.
Prozess zur Rückführung von nicht verwendeten oder zurückgeforderten Mitteln während und auch nach Abschluss des Projekts. Freigabe der nicht verwendeten Mittel auf den entsprechenden Budgets.
Plattform für die digitale Abwicklung des Projektabschlusses durch den Projektpartner.
xFound ist für alle gängigen Devices optimiert und bietet ein breites Spektrum an Funktionen. Darunter intuitive Dashboards, umfassende Reportings und Berichte in Excel oder Power BI, die Erstellung von Word-Dokumenten und Excel-Tabellen sowie Dokumente in andere Office-Programmen und eine effiziente Newsletterfunktion.
Mit bereits zahlreichen erfolgreichen Implementierungen an verschiedenen Standorten setzt xFound neue Standards im Fördermanagement in Österreich und Deutschland.
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